Tým dokumentace: Jak delegovat úkoly

od ClickHelp - nejlepší nástroj pro tvorbu nápovědy

Je čas přijmout fakta: Nemůžete to udělat všechno sami. Ať už jste zkušený a orientovaný na úkoly, žonglování více projektů najednou vám může vybírat daň. Musíte dovolit ostatním, aby vám pomohli a zbavili se vašich tlaků z vašich ramen.

Delegování úkolů však není tak jednoduché, jak by mohlo znít. Musíte najít perfektního technického spisovatele pro tuto práci, takže výsledkem bude par excellence. Pokud například stisknete nějaký čas, vyhledejte spisovatele s nejnižší pracovní zátěží a nejrychlejší pracovní rychlostí.

A co je nejdůležitější, musíte se vyvarovat pádu do jedné z těchto dvou pastí: mikromanažování celého procesu dokumentace uživatele nebo opomenutí řádného dohledu nad týmem.

Tento článek vás naučí, jak se v jednom z těchto scénářů nechat chytit.

Základy delegování

Musíte se naučit, jak svému týmu přiřadit jasné úkoly, vyjádřit očekávání a stanovit termíny. Musíte také implementovat sledovací systém, který vám umožní osobě provádějící úkol poskytnout samostatnost a přitom na ně stále dohlížet.

Nechápejte však špatný nápad. Jste stále součástí pracovního procesu a pokud se objeví jakákoli otázka, musíte se zpřístupnit svému týmu. Uživatelská dokumentace může mít mnoho složitých forem v závislosti na předmětu nebo záměru za obsahem, takže je docela možné, že k danému projektu budete muset přiřadit dvě nebo více lidí.

Je velmi důležité, aby manažer věděl, jaké jsou schopnosti jeho týmu. Zkuste analyzovat svůj tým pomocí našeho blogového příspěvku o klíčových dovednostech pro technické spisovatele. Vždy je užitečné mít na paměti tento obrázek.

Pět kroků delegace

Zde je několik věcí, které vám mohou usnadnit proces delegování a vyhnout se nepříjemnostem.

  • Přiřazení je individuální: Když sdělujete svému týmu, co musí udělat, je efektivnější přiřadit každý úkol osobě přímo a zkontrolovat, zda jsou všichni na stejné stránce. Poskytněte jasné a přesné pokyny, aby mohli plnit své povinnosti. Například jedna osoba je zodpovědná za psaní nových témat, jiná za vytváření výukových videí atd.
  • Dejte jim větší obrázek: Vždy je snazší pracovat na něčem, pokud víte, jaké jsou cíle. Obzvláště když mluvíme o složitém úkolu, jako je vytvoření znalostní základny, měl by si každý člen týmu být vědom výsledků, které musí dosáhnout.
  • Stanovte termíny a držte se jich: Je velmi důležité, abyste hned od začátku řekli svému týmu, kolik času mohou na něčem pracovat. Vysvětlete, jak je důležité, aby při své práci včas pracovali ve vztahu k jiným procesům vašeho podnikání.
  • Pravidelně používejte zprávy: Když delegujete, aktivně se neúčastníte dokončení každého úkolu, ale musíte mít pocit, co se děje. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je požádat členy týmu, aby poskytli zprávy o svém pracovním stavu. Jako takový můžete mít přehled o procesu a zasáhnout kdykoli musíte, což vám umožní zůstat v rámci vašeho plánu dokumentace.
  • Řekněte jim, jak vás mohou kontaktovat: V ideálním případě by týdenní setkání nemělo být jedinou šancí, se kterou váš tým dostane do styku s vámi. Potřebují vědět, že v případě, že se něco stane, mohou vás rychle chytit.

Je třeba zmínit, že většina takových informací na jednom místě je skvělý nápad. Zamyslete se tedy nad vytvořením dokumentačního plánu, který zaměstnancům dá něco, na co se mohou odkazovat.

Věnujte zvýšenou pozornost pracovnímu prostředí - ujistěte se, že máte všechny vhodné nástroje pro lepší a rychlejší delegování. Mnoho nástrojů pro tvorbu obsahu obsahuje funkce, které zlepšují pracovní postup týmu a umožňují efektivnější delegování úkolů, stejně jako funkce týmové práce v nástroji ClickHelp.

Je to o důvěře

Delegace neznamená, že správce na ničem nepracuje. Má to více společného se samotným konečným výsledkem.

Mezi delegátory a jejich týmem musí existovat úroveň důvěry. Žádná technika řízení to nikdy nemůže nahradit.

Hodně štěstí s vaším technickým písmem!
ClickHelp Team

Původně zveřejněno na clickhelp.co.