Zvyšování produktivity využitím kalendářů a osobních OKR

Každý chce být produktivní

Když můj učitel, Navid Nathoo, udělal požadavek na sestavení rozvrhu, okamžitě jsem si myslel, že je to hrozný nápad. Osobně jsem se cítil, že příliš mnohokrát se věci objevují v každodenním životě, který je zcela neplánovaný. Někdy si moji přátelé budou dělat plány na poslední chvíli, nebo mi bude chybět můj autobus, nebo se něco stane, co mě opravdu nechce dělat, co jsem plánoval. Stejně jako mnoho jiných jsem se jednou pokusil vytvořit plán a držet se ho, ale nakonec jsem vypadl. Navid trvá na tom, že vytvoření harmonogramu by mohlo pomoci zvýšit produktivitu a udržet mě na zodpovědnosti, a že bych měl alespoň zkusit to znovu, ale tentokrát s některými iteracemi.

Pokus 1: Strávil jsem 3 hodiny vytvářením denního plánu na měsíc květen. Plánoval jsem každý detail svého dne, od čištění zubů po jídlo. Nevyšlo to; Padl jsem za méně než 6 hodin.

Pokus 2: Zobecnil jsem některé úkoly ve svém plánu a odstranil některé příliš specifické úkoly z mého plánu. Tentokrát se mi podařilo zůstat na trati ještě jeden den, než jsem opět vypadl.

V tomto bodě jsem si všiml vzoru; čím obecnější jsem úkoly dělal podle svého rozvrhu a flexibilnější čas, který jsem přidával každý den, držel mě na cestě déle.

Pokus 3: Tentokrát jsem udělal svůj rozvrh příliš obecným a měl jsem pocit, že mi můj plán neprospívá ani neudělá nic, aby mě udržel na správné cestě.

Pokus 4: Nakonec jsem měl pocit, že jsem dosáhl rovnováhy mezi obecnými a konkrétními úkoly a přidal jsem přiměřené množství pružného času, kdybych to potřeboval.

Všiml jsem si, že kdybych měl každý den aktualizovat nebo měnit svůj rozvrh, buď v důsledku náhlých změn plánů, nebo proto, že úkoly z předchozího dne je třeba posunout zpět, znamenalo to, že můj rozvrh byl příliš specifický nebo jsem prostě neměl dost času na flex. Uvědomil jsem si také, že čas flexu mi udělal čas pro zábavu zastaralý, protože když jsem potřeboval použít čas flexi, je to proto, že jsem zabil příliš mnoho času a udělal něco zábavného. Takže jsem smazal veškerý svůj čas potěšení, svůj zbývající čas flexu jsem použil jako svůj čas potěšení.

Tehdy to dávalo smysl. Zůstaňte produktivní a na trati není o mikromanagingu a rozhodně nejde o to, že úkoly zůstanou neúplné nebo nenaplněné. Jedná se o dosažení rovnováhy mezi obecnými a konkrétními úkoly, mezi osobním a veřejným životem, mezi potěšením a prací. Jedná se o flexibilitu i zaměření, a přitom stále ohrožujeme neočekávané změny ve vašem životě. V podstatě;

Produktivita je o rovnováze, flexibilitě a zaměření.

Mohl jsem se rozhodnout pracovat celý den bez hraní. Mohlo by mě to zvýšit produktivitu?

Ano.

Alespoň technicky. Cítil bych se jako # #%, ale byl bych produktivní. Ale co má smysl být produktivní? Předpokládal bych, že jako každý člověk, po kterém byste chtěli, aby se cítila šťastná, by se výše uvedený model nemohl porazit? Ve výše uvedeném scénáři je předpokladem předpoklad, že práce a produktivita jsou stejné věci. Jak to vidím,

Produktivita ≠ Práce

Mohl bych vysvětlit, proč to výběr správné linie práce může změnit, ale to je další téma. Zkrátka řečeno, produktivita není o práci, ale spíše o rovnováze. Vyvážení práce a hraní je již krokem k produktivitě. Výhodou, která se dobře vyrovnává s rovnováhou, je flexibilita. Stejně jako tento zkreslený chodec na laně.

A co flexibilita? Pokud budu flexibilní, proč se vůbec obtěžovat s vytvářením rozvrhu?

Flexibilita neznamená vyhýbat se povinnostem nebo být tak slabý, že neustále tlačí vaše úkoly na pozdější dobu. Jednoduše řečeno,

Flexibilita ≠ Slabost

Flexibilita znamená být schopen se vyrovnat se změnou svého života a kompenzovat ji.

Pokud nemusíte být flexibilní, měli byste si praktikovat sebekázeň a soustředit se.

Zaostření v kombinaci s vyvážením a flexibilitou vám dává prostor; schopnost jak přiblížit malé detaily, nebo přiblížit větší obrázek. Zaměření, a tím i produktivita, je možné díky pochopení sebe sama; co chcete, proč to chcete, jak pracujete, vaše předpojatosti atd.

Při vytváření rozvrhu by mělo být vaše zaměření holistické, ale při plnění úkolů ve vašem rozvrhu by mělo být vaše zaměření zvětšeno. to je to, co funguje pro vás, a pak se vyrazte. To, co jsem našel, je to

Zaměření ≠ Pomoc

Zaměření znamená být záměrný ve všem, co děláte, a zůstat ostrý, pozorný a ostražitý, aby maximalizoval vaši produktivitu. Spousta studií, článků a názorů, jako je tento, zjistí, že zaměření je ve vzájemném vztahu se spánkem, což zase souvisí s produktivitou.

O čase jsem se nezmínil.

Většina lidí je zvyklá si myslet, že produktivita vypadá podobně

  1. Práce / čas = produktivita
  2. Zaměření * Energie * Čas = Produktivita
  3. Výstup / Vstup = Produktivita

Poslední se nevztahuje ani na člověka.

Myslím, že je důležité si uvědomit, že čas je relativní, a to jak doslova, tak metaforicky. Proč by se jinak zdálo, že dobré časy létají rychle, zatímco nudné nebo špatné časy trvají neskutečně dlouho? S ohledem na to bude snazší přijmout, že není nic, co můžeme udělat, abychom zastavili čas od zanechání nás v prachu, a tak by produktivita neměla mít nic společného s časem, jinak riskujeme ztrátu produktivity, protože ztrácíme čas. V jedné linii produktivita není funkcí času; Je to funkce vašeho státu.

Úrovně produktivity by neměly být matematicky kvantifikovány, zejména pokud se jedná o osobní produktivitu. Produktivita je nakonec pocit naplnění a všichni se cítí naplněni na různých úrovních. Váš šéf by si mohl myslet, že jste udělal mnohem méně, než si myslíte, že jste udělali.

Stejně jako plán jsem nedávno objevil techniku ​​OKR produktivity. Technika OKR v zásadě rozděluje všechny vaše úkoly do dvou částí:

  1. Cíle
  2. Klíčové výsledky

Myšlenka cílů je přímá; cíle jsou často dány nadřízenými ve vyšší pozici. Ale pro účely samoregulace jsem zjistil, že cíle jsou v podstatě velkým milníkem v životě. Ty se budou lišit od člověka k člověku, ale některé zahrnují i ​​mé

  1. Ponechat 80% nejlepších 6 průměrů (pro U of Waterloo podmíněné)
  2. Zasáhne 10% tělesného tuku při 140 liber
  3. Získejte placenou práci nebo stáž

Předpokládám, že cíle budou trvat 1 - 3 měsíce, ale to je za předpokladu, že mám něco, co mě udrží zodpovědnosti a na cestě k těmto cílům.

Zde přicházejí klíčové výsledky.

Klíčové výsledky jsou v podstatě kroky k dosažení cíle. Například, pokud bych si chtěl zachovat průměr 80% nejlepších 6, musel bych si dobře poradit se svým úkolem Data and Stats Culminating Performance Task (CPT). Abych si na svém CPT vedl dobře, musím si vyrobit prezentační balíček s bombou @ $$; tak to je můj hlavní výsledek. Vytvoření opravdu dobré prezentace. Nebo řekněme, že mým cílem je získat práci. K získání práce se musím přihlásit, a tak vyplnění žádostí o zaměstnání jsou moje klíčové výsledky. Zaškrtnutí se u klíčových výsledků předpokládá v průměru o 3 dny.

Už jsem to řekl dříve, ale nerad sedím a pracuji na tom samém déle než 5 nebo 6 hodin. Nejčastěji jsem v těch 5 nebo 6 hodinách stejně přerušen. Rozšíření KRs během několika dnů také udržuje nápady a myšlení svěží a necítí se jako zbytečné.

Oddělením cílů od klíčových výsledků se cítím jako každý klíčový výsledek, který dokončím, mě přibližuje k dosažení cíle. Tím se výrazně zvyšuje moje produktivita. Udržuji Os a KR na dvou samostatných kontrolních seznamech v aplikaci Keep. Svázala jsem svůj rozvrh a kontrolní seznamy OKR tím, že jsem určila část mého dne pracujících na KRs obecně, nikoli na konkrétních KRs, protože KRs jsou obvykle kontrolovány z mého seznamu relativně rychle. Udržet to obecně také znamená, že bych mohl pracovat na jakémkoli KR, který jsem se cítil jako v té době a tak dlouho, jak chci, a přitom udržovat maximální produktivitu, protože účelem každého KR je vést k O.

OKR fungovaly tak dobře, že jsem je také svázal do mých životních cílů / seznamu kbelíků, takže KRs> Os> LGs. Mnoho miliard dolarových společností, jako jsou Google, Intel a Twitter, přijaly OKR jako součást své strategie vedení a rozvoje.

Některé společnosti, které používají OKR

Podíval jsem se na to a ukázalo se, že z webů, jako je tento, existuje velké sledování a podpora.

Klíč s sebou

  1. Rozvrh řádně provedený je rozdíl mezi produktivní a pracovitou prací
  2. Produktivita je o rovnováze, flexibilitě a zaměření
  3. OKR jsou skvělý způsob, jak oddělit „Kde chci být?“ Od „Jak se tam dostanu?“, A přitom vás udržuje produktivním a zodpovědným.

Doposud tento rozvrh a věc OKR zvýšily moji produktivitu tím, že jsem se cítil, jako bych dosáhl cílů a udržoval mě zodpovědný za své cíle. Očekávám, že budu muset dělat více iterací, jak se mění můj život, takže se nemůžu dočkat, až uvidím, kam to jde.