Jak spustit hroznou schůzku

Setkání jsou cena, kterou platíme za to, že není psychická. Zde je návod, jak se vyhnout nadměrným výdajům.

Sčítání pracovní doby zbytečné při jednáních je smutnou záležitostí. V průběhu typické kariéry většina z nás nakonec utrpí mnohem špatnějšími setkáními než dobrými.

Od chvíle, kdy jsem se připojil ke skautovi, se moje očekávání ohledně schůzek značně zlepšila, ale ani čas zde nestačil ke zvýšení mého celoživotního průměru z červené. Stejně jako vy, jsem více obeznámen s prozrazujícími znameními mizerných schůzek, než ty, které jsou v pořádku.

Naštěstí jsem získal alespoň dostatek zkušeností na to, abych zjistil, kdy se setkání zhoršuje. Zde je užší seznam dobře míněných způsobů, jak můžete náhodně vykolejit své příští setkání.

Pozvěte více lidí, než potřebujete

První nahoře: naplnění stylu klaunského spoluhráče do konferenční místnosti nebo Google Hangoutu podle vašeho výběru.

Stejně jako všechny tyto příklady i tato chyba pochází z dobrého místa. Koupili jsme si myšlenku, že dvě hlavy jsou lepší než jedna, takže další mozková síla jistě povede k lepšímu a rozmanitějšímu brainstormingu.

Pravda do jisté míry, ale je tu čepice. Nikdy jsem neseděl na produktivním setkání, které porušovalo pravidlo dvou pizzy Jeffa Bezose, které bylo vytvořeno, aby hlídalo velikost setkání v Amazonii. Existuje zavedená a přesvědčivá literatura, která ukazuje, že účinnost rozhodování prudce klesá, když počet účastníků roste na dvojciferné území.

Dokážu vymyslet ze tří důvodů, proč:

  1. Přebytek názorů nevyhnutelně vede k debatám o triviálu, které čelí červeně. Obecně řečeno, zvětšení velikosti skupiny snižuje její průměrnou úroveň odborných znalostí.
  2. Více pohybu vyžaduje více organizace, což způsobuje větší byrokracii. Příliš mnoho rukou na palubě vás přinutí spoléhat se na vážný „proces“, jen aby se schůzka udržovala nad vodou.
  3. Přidaný výstup nenahrazuje výstup ztracený ze sociálních loafů.

Společným viníkem je neochota vyslat delegáta místo celého týmu. Slyšeli jste vtip o přežití dalšího setkání, které mohlo být e-mailem, že? Delegát šetří čas podobným způsobem tím, že předává to, o čem se diskutovalo, těm, kteří tam nemuseli být.

Na schůzce provádějte syntézu

Schůzky jsou užitečné při rozhodování nebo plánování projektů. Jako kontrapunkt vám každý copywriter řekne, že nejhorší materiál vyrábí výbor; skupiny jsou lepší při sestavování věcí dohromady než při vytváření jednotlivých kusů.

Přesto jsem tuto chybu udělal mnohokrát. Všechno to „rozhodování“ je povzbudivé a zdá se jen přirozené, že „dělat“ by se tam a tam mělo řídit.

Dozvěděla jsem se tvrdě, že zatímco schůzky jsou užitečné pro nastínení toho, co lze udělat, jsou božsky hrozné pro malování na plátno. Zpětná vazba se stane relevantní, když se Věc vyvinula - i když je to jen zlomek konečného výsledku.

Spolupráce má své limity. Pomocí schůzek zmapujte průběh, získejte viscerální reakce podél cesty a protlačte cílovou čáru. Nepoužívejte je k syntéze na místě. Vytvořte sám, rozhodněte se společně.

Nenastavujte pravidla ani tvrdé hrany

Nikdo nechce být vládcem pravidel. Cítíte se jako curmudgeon spolupráce, chůva, která je poslána, aby dohlížela na všechny neposlušné děti.

Kromě toho se většina z nás těší společnosti našich kolegů, takže je snadné nechat schůzky příliš neformální. Uvolněná nálada se může rychle proměnit v „bezstarostné“, které se pak změní v „neopatrné“.

  • Struktura není zdánlivá, takže se schůzky brzy převedou na „ústupek s náhradním učitelem“.
  • Počáteční časy jsou považovány téměř za volitelné, což odměňuje zpoždění a trestá přesný čas.
  • Nic není nikdy zapsáno nebo s uvedením data splatnosti. To vede k „kocovině setkání“ - k pozdějšímu poznání, že vše, o čem se diskutuje, nebude dokončeno kouzelnou vílou úkolu. Neexistuje žádný lék na Gatorade.
  • Čas se nerešpektuje, takže nikdo nesoustředí své myšlenky nebo projevy připravené. To zve k dalšímu plýtvání času, jako jsou kruhové otázky, rádiové ticho a chvíle „nech mě zkontrolovat“.

Všechny výše uvedené vedou k frustrujícím schůzkám, které nikdy nesledují jejich stanovený program a jen zřídka dosahují požadovaného výsledku.

Na druhé straně, když se jedná o schůzky se zaslouženou vážností, všichni se ukážou připraveni je co nejlépe využít. Aby byli lidé čestní, můžete skončit „závěrečným kolem“, které sestává z krátké, nepřetržité zpětné vazby o tom, jak probíhala diskuse.

Trvejte na nalezení dohody

Vypadá to jako podivná rada nabízet se na kouscích na schůzkách, ale je to pravda. Schůzky se netýkají shody, ale také shody - mezi nimi je upřímný rozdíl.

Zarovnání znamená, že můžete mít výhrady a dokonce pochybovat, ale rozhodnete se zavázat se a usnadnit konečná rozhodnutí. Zarovnání je vždy nutné; dohoda není.

Budete se smát, ale narodil jsem se svědkem tvrdohlavosti Wile E. Coyote od lidí, kteří se nemohli pustit bez kapitulace z druhé strany. To je místo, kde se facilitátor setkání stává obzvlášť cenným. Zajišťují slyšení názorů, dávají upřímné uznání vzneseným obavám, poté zavolají a posunou všechny vpřed.

Setkání s vámi na půli cesty

Setkání jsou boxovací pytel na pracovišti. Střílíme na ně, když jsme frustrováni hranolovým vězením, které je naším rušným kalendářem (raději dávám schůzky vtipným a slavnostním odstínům, jako je „Time Suck“ blue a „Where It It All Go Wrong“ red).

Vážněji, setkání jsou malá daň, kterou platíme za to, že není psychická.

Můžeme jich použít méně, ale nikdy se jich nebudeme zbavit. Pokud lidstvo nerozhodne, že celá věc „hivemind“ zní nakonec dobře, vždy se musíme svolat, abychom mohli komunikovat, spolupracovat, brainstorming, prezentovat, debatovat a společně stavět na našich nápadech. Schůzky jsou dobré, takže je nejlepší z nich vytěžit maximum.

Gregory Ciotti je spisovatel a manažer marketingu obsahu, který vydává týdenní zpravodaj na GregoryCiotti.com. Starší verze tohoto příspěvku byla původně publikována na blogu Scout nápovědy.